Et av de beste produktivitetstipsene er å planlegge uken, spesielt hvis du har mange møter. Den gode nyheten er at du kan planlegge flere Zoom-møter på forhånd. Det er imidlertid ikke mulig å ha to eller flere møter samtidig.
I denne artikkelen forklarer vi alt du trenger å vite om planlegging av Zoom-møter.
Planlegge flere møter
Når det gjelder å planlegge møter som finner sted til forskjellige tider, er det ingen begrensninger. Som du vet har hvert møte sin egen individuelle ID. Derfor er det bare å sørge for å sende en invitasjon til andre deltakere. Her er den raskeste måten å planlegge et møte på:
- Logg på Zoom.
- Trykk på Tidsplan-ikonet.
- Skriv inn navnet eller emnet for møtet.
- Velg dato og klokkeslett.
- Angi møtevarigheten.
- Velg din tidssone.
- Velg kalenderen du vil bruke til å planlegge møtet. Du kan bruke Google Kalender, Outlook eller en hvilken som helst annen kalender du vanligvis bruker.
- For å bekrefte møtet, klikk på Lagre.
Dessverre er det ingen snarvei for å planlegge forskjellige møter samtidig. Appen forutsetter at ikke alle Zoom-øktene dine har samme varighet, emne osv. Derfor må du gjenta denne prosessen for alle møtene du vil planlegge (hvis de har forskjellige detaljer).
Men hvis du ønsker å planlegge gjentakende møter, har vi dekket deg. Hvis du har et teammøte hver onsdag kl. 10, betyr det ikke at du må gå gjennom denne lange prosessen hver uke. I den neste delen viser vi deg hvordan du planlegger den typen møter opptil et år i forveien.
Hvordan planlegge gjentakende møter
Planlegging av gjentakende møter betyr at du kan planlegge flere møter med samme møte-ID. Det betyr også at alle detaljene, som tid og varighet, vil være de samme.
Du kan velge om du vil at møtet skal holdes daglig, ukentlig eller månedlig. På den måten kan du lage din kvartalsvise eller til og med årlige tidsplan på en gang. Husk at møte-ID-en utløper etter ett år. Selv om du kanskje har hatt møtet hver uke i 52 uker, må du planlegge det på nytt.
Du kan bruke både Google Kalender og Outlook for å planlegge gjentatte møter. Dette kan gjøres enten fra telefonen eller den bærbare datamaskinen. Men vi anbefaler å bruke et skrivebord da det er raskere.
Google Kalender
Google Kalender er det mest populære verktøyet blant Zoom-brukere. Slik bruker du det til å planlegge gjentakende møter:
- Logg på Zoom.
- Trykk på Tidsplan-ikonet.
- Klikk på møteinnstillingene dine.
- Velg det gjentakende møtet.
- Klikk på Lagre-knappen og åpne deretter Google Kalender.
- Logg på Google-kontoen din.
- Gi Zoom tilgang til kontoen din.
- Google Kalender vil da opprette en hendelse med Zoom-møtedetaljene.
- Åpne rullegardinmenyen under tidspunktet for møtet ditt.
- Velg et gjentakelsesalternativ du ønsker.
- Klikk på Lagre.
Når du åpner rullegardinmenyen, får du velge mellom forskjellige gjentakelsesalternativer. Du kan velge om du vil at møtet skal holdes daglig, ukentlig eller månedlig. Du kan også planlegge møtet for hver arbeidsdag, hver onsdag eller til og med hver første torsdag i måneden.
Hvis du ikke finner alternativet du vil ha, klikker du på Egendefinert og oppretter et annet alternativ.
Outlook
På den annen side, hvis du bruker Outlook-kalender, er dette hva du må gjøre:
- Logg på Zoom.
- Trykk på Tidsplan-ikonet.
- Klikk på møteinnstillingene dine.
- Velg det gjentakende møtet.
- Klikk på Lagre-knappen og åpne deretter Outlook-kalenderen.
- Velg møtet ditt og trykk på Gjentakelse.
- Velg et gjentakelsesalternativ du ønsker.
- Klikk på Ok.
Outlook-brukere har tre parametere. Du kan velge frekvens for møtene (månedlig, ukentlig osv.), intervall og spesifikke dager når du vil at møtet skal holdes.
Tidsplan, timeplan, timeplan
Vi håper denne artikkelen hjalp deg med å planlegge Zoom-møter raskere og enklere. Ettersom planlegging er avgjørende for å organisere tid og ressurser. Det fine med Zoom er at det er kompatibelt med ulike organisasjonsverktøy og kalendere.
Hvordan planlegger du vanligvis møtene dine? Har du noen gang hatt problemer med å planlegge flere møter på Zoom? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.