Et av de mest populære Google-verktøyene, Google Forms, kommer godt med når du lager og analyserer spørreundersøkelser. Nylige oppdateringer har introdusert enda flere flotte funksjoner til allerede utmerket service. Enten du er en rekrutterer som trenger CV-er fra søkere eller kanskje en veileder som trenger å samle lekser fra studentene sine, kan du nå la andre laste opp filer direkte fra Google-skjemaet ditt.
Legge til filopplastingsknappen i Google-skjemaet ditt
Å legge til en filopplastingsknapp gjør hele forskjellen når det gjelder skjemaer.
- Når du oppretter et nytt Google-skjema, vil du ha muligheten til å legge til spørsmål med flere forhåndsdefinerte alternativer. Velg den siste delen og klikk på "⊕"-ikonet (sirkel med pluss) fra alternativene til høyre. Dette trinnet legger til et nytt spørsmål (seksjon) i skjemaet.
- Klikk på rullegardinmenyen øverst til høyre i spørsmålsrammen (vanligvis merket med "Flervalg").
- Velge "Filopplasting" fra listen.
- Plukke ut "Fortsette" for å tillate filopplasting til Google Disk.
- Skriv inn spørsmålet ditt, og tilpass opplastingsreglene. Google Forms godtar automatisk endringer – du trenger ikke å lagre dem eller klikke på noe.
- Google Form-brukere ser nå "Legg til fil" alternativet i «Last opp fil»-delen av skjemaet.
- Brukere sender inn filer basert på kriteriene du angir ovenfor, se deretter opplastingslisten deres og velger å "Laste opp" dem til Disk-kontoen din.
Laste opp flere filer fra Google Forms
Som med de fleste internettjenester som tillater filopplasting, kan du ikke laste opp en hel mappe samtidig. Individuelle filer må legges til separat i Google Forms.
For eksempel, hvis skjemaet ditt blir brukt for jobbsøkere, vil du designe det for å laste opp CV-ene deres separat fra følgebrevene deres.
På samme måte, hvis du trenger at de oppgir CV-en, et bilde og en skannet ID, vil Google-skjemaet ditt ha tre opplastingsknapper – én for hvert forespurt dokument.
Alternativer for fillagring og eierskap
Alle filene som lastes opp fra Google-skjemaene dine, blir lagret på Google Disk pent og praktisk.
Hver spørsmål/seksjonstittel i skjemaet blir brukt som navn på en ny mappe. Opplastede elementer som tilsvarer en bestemt seksjon lagres i den tilknyttede mappen, så prosessen er relativt automatisert og krever ingen manuell organisering.
Hvis du på noe tidspunkt trenger å besøke en bestemt mappe i Google Forms og hente en fil, gå til "Dashboard", og velg deretter fanen merket "Svar". Når du er der, klikker du på "Se mappe" -knappen nederst til høyre i vinduet.
Hvis du velger å koble noen av skjemaene dine til Google Sheets, kan du spore alle opplastede filer i "Svar" fanen i et gitt regneark. Hver fil inneholder også en direkte lenke for enklere tilgang.
Respondentene som laster opp filer direkte fra Google Disk oppretter automatisk en kopi av originalfilen. Når filen er lastet opp, blir du (skjemaeieren) også kopieier. Imidlertid vil den opprinnelige filen – med mindre den er satt til offentlig – forbli synlig kun for eieren.
Opplastere sporer alle disse handlingene i Google Disk-sidefeltet.
Eksportere opplastingsaktiverte skjemaer med Form Publisher
«Form Publisher» er et populært Google Forms-tillegg som automatisk gjør utfylte skjemaer om til Google-dokumenter for enkel deling og gjennomgang. I stedet for å få tilgang til hver applikasjon fra dashbordet og se etter relaterte filer i Disk-mappene dine, kan du få alle automatisk konvertert til pent strukturerte PDF-filer for rask gjennomgang.
Hvis du vil bruke Form Publisher med opplastingsaktiverte Google Forms, er det to ting du kan gjøre. Du kan enten sette inn en direkte lenke til den opplastede filen eller vise lenken direkte i dokumentet hvis filen er et PNG-, JPG- eller GIF-bilde. Sistnevnte er utrolig praktisk da det lar deg skrive ut komplette skjemaer og se dem offline om nødvendig.
Konklusjon
Som du kan se, er filopplastingsknappen i Google Forms utvilsomt nyttig hvis du er en HR-representant som arbeider med mange CV-er eller en veileder som har mange studenter til å sende inn leksene sine. Uavhengig av skjemaets formål, kan sluttbrukere nå laste opp filer direkte fra Google-skjemaet ditt. Filene blir lagret på Google Disk, pent organisert i separate mapper.