Hvis du skriver en bok eller en forskningsoppgave, må du kanskje sette inn en innholdsfortegnelse i begynnelsen. Mange mennesker oppretter innholdsfortegnelsen manuelt, og det er absolutt en måte å gjøre det på. Men en manuelt opprettet tabell tar tid, er underlagt formateringsinkonsekvenser, og må oppdateres for hånd hver gang en del i dokumentet endres.
Heldigvis er det en mye enklere måte å håndtere en innholdsfortegnelse på hvis du bruker Microsoft Word 2016 for Mac. Word kan ikke bare generere en for deg basert på stiler du har brukt på dokumentet ditt, det kan også oppdatere ting med et klikk på en knapp når dokumentet endres. Ikke mer å bruke tiden din på å spore opp og korrekturlese sidetall! Dere aner ikke hvor glad det gjør meg, så la oss dekke hvordan du lager en innholdsfortegnelse i Word 2016 for Mac.
Trinn 1: Legg til stiler i dokumentet ditt
Microsoft Words automatiske innholdsfortegnelsesgenerator er avhengig av stiler, som er spesielle formater du bruker på dokumentet ditt slik at Word vet hvilke deler av teksten som er overskrifter, underoverskrifter, avsnitt og så videre. Derfor er det første trinnet for å automatisk generere en innholdsfortegnelse å sørge for at dokumentet ditt har de riktige stilene brukt.
For å starte, velg ditt første kapittel eller overskrift ved å markere det i dokumentet.
Deretter går du opp til Word-verktøylinjen (eller "Båndet", som Microsoft så bedårende kalte det) og fra Hjem fanen, klikk på Stiler knapp. I rullegardinlisten som vises, velg "Overskrift 1" for å definere den valgte teksten som den første primære overskriften. Merk at hvis Word-vinduet ditt er bredt nok, kan du se stilalternativene oppført direkte på verktøylinjen i stedet for "Stiler"-knappen. I dette tilfellet velger du ønsket overskriftsstil direkte eller klikker på den lille nedovervendte pilen nederst på listen for å utvide alle stilalternativene.
Hvis dokumentet ditt har underoverskrifter, velg den første og gjenta trinnene ovenfor, denne gangen velger du «Overskrift 2». Gjenta disse trinnene etter behov, og du vil ende opp med noe som skjermbildet nedenfor. Husk at du bruker disse stilene på det faktiske dokumentet ditt, ikke på en manuelt opprettet innholdsfortegnelse du kanskje allerede har. I skjermbildene er teksten utelatt for enkelhets skyld. I det faktiske dokumentet ditt vil du ha tekstavsnitt mellom hvert kapittel og underoverskrift.
Trinn 2: Lag en innholdsfortegnelse
Når du har lagt til alle ønskede overskrifter og underoverskrifter, plasserer du markøren på stedet der du vil at den automatisk genererte innholdsfortegnelsen skal vises. For eksempel kan det hende du ønsker å sette inn en ny tom side i begynnelsen av dokumentet (Sett inn > Tom side fra Word-verktøylinjen). Når du er der, klikker du på Referanser fanen i verktøylinjen.
Helt til venstre på Referanser-fanen ser du en knapp merket Innholdsfortegnelse. Klikk på den for å vise en rullegardinliste over de ulike måtene Word kan formatere tabellen for deg.
Klikk på en av stilene for å velge den, og Word vil automatisk generere innholdsfortegnelsen på stedet du spesifiserte.
Trinn 3: Oppdater innholdsfortegnelsen automatisk
Tabellen som er opprettet i trinnene ovenfor, viser de gjeldende navnene på dine definerte overskrifter og underoverskrifter, sammen med gjeldende sidenummer for hver. Men her er den store delen av å bruke denne metoden: du kan fortsette å redigere dokumentet ditt - legg til eller fjern overskrifter, legg til tekst, endre fonter og stiler osv. - og når du er ferdig, går du tilbake til Referanser og klikk på "Oppdater tabell"-knappen (vist med den røde pilen i skjermbildet nedenfor).
Word vil umiddelbart oppdatere innholdsfortegnelsen for å gjenspeile alle endringene, inkludert de oppdaterte sidetallene for hver oppføring. Bare husk å fortsette å bruke overskriftsstiler etter behov når du endrer dokumentet ditt, og du trenger aldri å bekymre deg for at kapitteltitlene eller sidetallene dine ikke stemmer overens med innholdsfortegnelsen. Kjekk! Jeg må innrømme at jeg ikke er den største fanen av Word, selv om det er kraftig, men jeg liker denne funksjonen mye.